Як підготуватись до масового заходу

Невід’ємною частиною організації бібліотечного обслуговування є проведення масових заходів різних за формами, інформація про які доступна за посиланням. Та сьогодні про інше… Хочу поговорити про якість заходу. Від чого вона залежить?

Захід, подія, івент – це завжди продовження бренда, своєрідна візитівка бібліотеки. Основною складовою будь-якого івенту є емоційна складова. Саме організатори несуть відповідальність за те, яку емоцію отримає користувач. Чи матиме він бажання повернутися до бібліотеки? Чи порадить своїм знайомим відвідати бібліотеку? Це напряму залежить від рівня підготовки заходу. Отже, планування і підготовка – наше ВСЕ 😊!

Будь-який  івент є типовим проектом. Тобто, задумом, який характеризується унікальністю й неповторністю, а також сукупністю необхідних умов, таких як:

• задані цілі;
• тимчасові обмеження (часовими рамками, ресурсами);
• відокремленість від інших задумів;
• специфічна для даного проекту організація (команда).

Для того щоб ефективно організувати спеціальний івент, необхідно знати загальну закономірність його життєвого циклу. Найлогічнішу схему цього процесу розробив Д.Голдблатт, який виокремлює наступні етапи:

Розглянемо детальніше кожен з цих етапів.

Дослідження при організації заходу проводяться з метою розуміння, навіщо робиться івент і чому люди йдуть на нього. Тобто, ми маємо вивчити попит. На жаль, цей етап дуже часто залишається поза увагою працівників бібліотеки. І, відтак, отримуємо захід, який нікому не потрібен. Насправді треба лише оцінити свої можливості (сильні й слабкі сторони) та провести опитування серед користувачів.

Творча розробка передбачає вироблення програми і висунення ідей щодо реалізації заходу. Це власне творчий етап підготовки події, що вимагає креативного, оригінального, нестандартного підходу. І з цим етапом, як правило, в бібліотекарів не виникає проблем. До основних фаз розробки відносяться: формулювання концепції; визначення аудиторії учасників; вибір теми, ідеї та сюжету.

Планування. Для того, щоб масовий захід був ефективним, насамперед необхідно визначитися:

• для чого проводиться захід (мета);
• для кого цей захід (чітко визначена цільова аудиторія);
• коли відбудеться захід;
• які ресурси необхідні (технічні, фінансові, людські);
• канали інформування про подію;
• питання логістики (як доставити учасників або ресурси до місця проведення);

Далі необхідно скласти план робіт, їх виконання по днях, тижнях. Чітко прописати задачі, учасників та відповідальних осіб за виконання цих завдань, час початку і закінчення реалізації кожного з поставлених завдань. Аби полегшити підготовку до заходу, пропоную скористатись наступним алгоритмом:

Схема заходу

Прочитать другие публикации на Calaméo
доступ до документу у форматі Word

Ця схема не є керівництвом до виконання і може змінюватись в залежності від специфіки бібліотеки та конкретного заходу.

Реалізація (проведення) заходу  залежить від попереднього етапу планування та підготовки. Тільки чітко уявляючи собі абсолютно всі аспекти діяльності та злагоджена командна робота гарантують якісний результат та задоволених клієнтів бібліотеки.

Аналіз результатів є останнім етапом, на який іноді не хочеться витрачати час. Але, проаналізувавши декілька заходів поспіль, можна уникнути системних помилок в майбутньому. На що варто звернути увагу:

•        досягнення поставлених мети та завдань даного заходу;

•        виконання плану заходу;

•        аналіз ставлення відвідувачів до змісту заходу, рівень їхньої активності;

•        чи був захід цілісною системою, не об’єднаних між собою частин;

•        що вдалося краще, що гірше.

Сподіваюсь, ці роздуми стануть у нагоді. Та запрошую до вдосконалення плану/схеми підготовки заходу.

Використані джерела:

1. Візитна картка бібліотеки (Масова робота в бібліотеці: традиції та нововведення): методична консультація [Електронний ресурс] / укладач О.І.Купіна // Львівська обласна бібліотека для дітей. – Львів, 2009. – Режим доступу : https://lodb.org.ua/assets/files/masova_robota.pdf / (Дата перегляду: 11.03.2020) . - Назва з екрана.

2. Ліпей О. Методика бібліотечних заходів: теорія і практика: консультація [Електронний ресурс] / Олена Ліпей // Кіровоградська обласна бібліотека для дітей ім. А.П.Гайдара. – Режим доступу: http://librarychl.kr.ua/pro_bib/nah_vud_metod_bibl_zahid.php  / (Дата перегляду: 11.03.2020) .- Назва з екрана.

3. Маркетингові комунікації [Електронний ресурс] // Посібники, статті та книги для студентів. – Режим доступу: http://posibniki.com.ua/catalog-marketingovi-komunikaciyi  / (Дата перегляду: 11.03.2020). - Назва з екрана.